День секретаря в России: какого числа его отмечают

Согласно полученным статистическим данным около двух миллионов человек в нашей стране имеют профессию секретаря. День секретаря в России впервые стали праздновать в 2005 г., когда наиболее активные административные работники предложили его отмечать по аналогии с международным праздником представителей этой профессии. Праздник не является государственным. Его отмечают офис — менеджеры, секретари, работники Колл-центров и сотрудники, работающие на ресепшен, помощники руководителей компаний. Работа секретаря требует предельного внимания и собранности, ведь от их работы зависит эффективность работы всей компании, ее успешность.

История возникновения профессии

История возникновения профессии уходит в далекое прошлое. В Древнем Риме патриции нанимали на работу людей, которые должны были давать ценные советы и умели хранить секреты. Таких людей называли secretaries. В Средние века правители и многие вельможи оценили преимущества профессии, созданной патрициями и тоже, стали пользоваться их услугами.

В России должность секретаря была впервые введена Петром I в 1720 г., после проведения реформы управления и введения в действия коллегий. При этом к кандидатам на эту должность выдвигались довольно жесткие требования:

1. им мог быть только мужчина;
2. дворянское происхождение;
3. высокий уровень образования;
4. умение давать нужные советы по разнообразным вопросам.

Со временем секретарской деятельностью стали заниматься не только в центральном аппарате, но и в отдаленных территориях, своих помощников имели директора крупнейших заводов, мануфактур и банков. Во многих городах России были основаны профессиональные курсы, готовившие специалистов — секретарей.

После прихода к власти большевиков деятельность работников этой профессии была фактически сведена до работы машинисток, посыльных, что, несомненно, повлияло на ее престиж. Женщину, работающую по данной специальности, называли секретарша. Она выполняла больше техническую часть работы: печатала документы, подшивала различные бумаги в папку, регистрировала документы.

Становление рыночных отношений в нашей стране дало новый импульс развитию профессии. Сейчас секретари разного уровня осуществляют свою работу в аппарате Президента РФ, Государственной думе, различных министерствах и ведомствах. Без их деятельности невозможно представить работу крупных корпораций, банков, промышленных групп. В отсутствие руководителей помощники руководителя зачастую их заменяют, руководят деятельностью фирм.

Многие владельцы предприятий начинали свою карьеру с этой, кажущейся незаметной должности, а затем, получив, необходимый опыт и квалификацию открывали свое дело. В свое время по этой специальности работали М. Сперанский, Г. Державин в наше время Л. Рубальская, В. Познер, Д. Песков.

Профессиональный праздник отмечают в последнюю пятницу сентября, в то время как международный День секретарей приходится на последнюю среду апреля. Какого числа день секретаря в 2019 г. Ответить на этот вопрос можно заглянув в календарь. В 2019 г. праздник будет отмечаться 20 сентября.

Кто отмечает праздник

Секретарская работа чрезвычайно важна, ведь по подсчетам специалистов до 30% всей работы руководителя возлагается на работников этой профессии. Традиционно профессиональный праздник отмечают все, чья деятельность связана с работой офиса, обеспечением эффективности его функционирования. Это;

1. бизнес-ассистент;
2. секретарь — референт;
3. администратор;
4. секретарь на ресепшен;
5. офис — менеджер.

Они различаются уровнем требований, предъявляемых к соискателю, уровнем образования и квалификации, но независимо от этого существует ряд позиций важных для того, чтобы деятельность была успешной:

• Уверенное владение навыками работы на персональном компьютере и пользование оргтехникой.
• Умение работать с документами, вести протоколы заседаний.
• Хорошая, грамотная устная и письменная речь.
• Знание этикета.
• Умение общаться с коллективом, высокая коммуникативность.

Бизнес-ассистент является правой рукой руководителя компании, его главный помощник. Как правило, имеет высшее образование. В компетенции бизнес-ассистентов ведение переговоров компании, составление графика работы руководителя, учёт и ведение наиболее значимой документации, самостоятельное решение отдельных проблем фирмы. Часто такой специалист принимает важные решения, а руководитель только рассматривает их варианты и пользуется полученными результатами. Деятельность бизнес-ассистента требует наличия хороших организаторских и коммуникативных способностей, на эту должность принимают людей, которые уже имеют опыт работы, высшее образование и достойную рекомендацию.

Секретарь — референт — сотрудник, осуществляющий деятельность в этой должности, занимается делопроизводством, контролирует исполнение поручений, даваемых руководством, обеспечивает связь компании с другими учреждениями и гражданами, осуществляет архивирование документации.

Работа в должности секретаря — референта чаще не требует высшего образования, достаточно пройти курсы специальной подготовки. Иногда крупные компании сами находят себе подходящие кандидатуры и готовят себе специалистов. Поскольку секретарь-референт всегда является лицом компании, то, как правило, он должен уметь вести деловую беседу, отличаться безупречным внешним видом и компетентностью.

Работа администратора фирмы необходима компаниям, работающим с персоналом. Он встречает и размещает гостей, следит за порядком проведения переговоров, обеспечивает комфортную работу офиса. К требованиям, которые предъявляются к администратору наряду с аккуратностью, и знанием вопросов в сфере деятельности предприятия является стрессоустойчивость, ведь зачастую ему приходится иметь дело с клиентами, обладающими неуравновешенным характером. Даже в сложной ситуации он обязан быть сдержанным и вежливым.

Получить специальность администратора можно в университете или институте, где осуществляется подготовка специалистов административного менеджмента. Мелкие частные компании часто принимают администраторов без опыта работы и соответствующего образования, учитывая личностные характеристики претендента и его желание работать в той или другой сфере деятельности.

Ресепшен — это то место, которое первым видит посетитель, входя в учреждение. На специалистов, называемых ресепшионистами возложена обязанность регистрировать посетителей, доводить сведения о посещениях до офис — менеджера, регистрировать время, цель обращения, при необходимости объяснить, куда пройти внутри здания.

Для работы на этой должности нужно учесть, что ресепшионисты должны обладать приятной внешностью, иметь четкую дикцию, а в некоторых компаниях, имеющими связи с иностранцами знать иностранные языки.

Офис-менеджер, отвечает за эффективность работы материально-технической части предприятия, то есть зачастую выполняет функции, которые в СССР выполнял завхоз. Но, кроме этого, он руководит работой персонала офиса. В обязанности офис — менеджера входит контроль за тем, чтобы были обеспечены санитарно-гигиенические нормы работников исправно работала оргтехника и не было перебоев с обеспечением офиса канцелярскими и иными принадлежностями. В некоторых компаниях на этих специалистах лежит ответственность за прием на работу персонала, обучение сотрудников.

Получить специальность офис — менеджера можно окончив вуз по специализации «Сервис и реклама», иногда достаточно пройти курсы (многие из них проходят дистанционно) или получить обучение по месту работы.

Что подарить секретарю

В профессиональный праздник не устраиваются масштабные мероприятия, но как приятно вручить коллеге, какой ни будь небольшой подарок, отметить его деятельность если не премией, то добрым словом или неожиданным презентом. Многие работники признаются — очень хорошим подарком является то, что праздник приходится на пятницу — последний день накануне выходных.

Чаще всего для офисных работников дарят канцелярские принадлежности, тем более, сейчас на рынке товаров можно найти довольно неординарные вещи. Это может быть:

• записная книжка в виде старинной амбарной книги;
• подарочный набор ручек — перьев;
• оригинальный органайзер в форме цветка;
• набор чая или кофе разных сортов;
• кружку с индивидуальным фото или подписью «Лучшему из лучших работников».

Список подарков можно продолжать бесконечно, необходимо лишь приложить немного фантазии и искреннего желания поздравить, чтобы весь последующий год поздравляемому хотелось вспоминать эти небольшие сюрпризы.